Apie dPort

Kas tai yra dPort

dPort (document and data port) tai duomenų ir dokumentų apsikeitimo sistema, leidžianti skirtingoms sistemoms keistis dokumentais ir duomenimis.

UAB „Prototechnika“ sukūrė verslo duomenų ir dokumentų apsikeitimo programą, kurios pagalba verslo subjektai tarpusavyje gali keistis bet kokia informacija (PVM sąskaitomis faktūromis, įvairiomis ataskaitomis, išklotinėmis, pranešimais, operacijomis ir t.t.).

Pagal paskirtį dPort skirstoma į tris dalis: duomenų ir dokumentų siuntimą, gavimą ir www.dport.lt duomenų centrą.

DUOMENŲ SIUNTIMAS

dPort geba pats formuoti bylas, valdyti išeinančius duomenų srautus, dokumentus, informuoti apie procesų sutrikimus (apie neužpildytus, neatpažintus duomenis/formatus, nepasiekiamus adresatus). Tikrinti išsiunčiamus duomenis (jei yra nepilnai užpildyti, pvz. užsakymai be barkodo, jei to reikia ir pan.).

dPort dokumentų ir duomenų siuntimo schema.

Pav7

DUOMENŲ GAVIMAS

dPort geba pats atpažinti duomenų bylas, valdyti įeinančius duomenų srautus, dokumentus, informuoti apie procesų sutrikimus (apie neužpildytus, neatpažintus duomenis/formatus, nepasiekiamus adresatus). Tikrinti gaunamus duomenis (jei yra nepilnai užpildyti, pvz. užsakymai be barkodo, jei to reikia ir pan.).

dPort dokumentų ir duomenų gavimo schema.

pav8

DUOMENŲ CENTRAS

www.dport.ltinternetinė prieiga prie duomenų centro. dPort duomenų centras kaupia ir saugo naujai atsiradusius duomenis, informuoja vartotojus apie naujų duomenų atsiradimą ir statuso pasikeitimą. Daugiau apie www.dport.lt >> . Kaip veikia sistema, galima pasižiūrėti demo versijoje >>,

dPort duomenų centro schema.

Pav9

dPort nauda

Verslo procesai, kuriuos didžiąja dalimi įtakoja besivystančios informacinės technologijos, sparčiai vystosi. Pasaulinėje ekonomikoje atsirado poreikis didinti veiklos efektyvumą siekiant sumažinti kaštus, įgyti konkurencinį pranašumą kokybės prasme (greitis, pasiekiamumas, kompetencija). Viena iš tokių galimybių yra elektroninių duomenų ir dokumentų panaudojimas ir mainai, leidžiantys įmonių veiklai suktis sparčiau ir žymiai mažesniais kaštais.

dPort programa susideda iš dPort bazinės platformos ir skirtingų modulių, kuriuos kiekviena įmonė gali susikomplektuoti pagal poreikį. Šiuo metu dPort standartinėje versijoje yra šie moduliai:

dPort produktai

1. PVM sąskaitas faktūrų generavimas į elektroninį dokumentą (PDF, JPG, BMP) ir persiuntimas klientams, vadybininkams>>

Iki šiol buvo reikalaujama naudoti saugų el. parašą arba specializuotą duomenų priėmimo-perdavimo programinę įrangą.

Dabar galimybių pasirinkimas didesnis – elektroninėmis PVM sąskaitomis faktūromis Valstybinė mokesčių inspekcija pripažįsta ir el. paštu atsiųstas PVM sąskaitas faktūras.

PVM sąskaitos gali būti išsaugomos diske, persiunčiamos klientams ar įmonės darbuotojams elektroniniu paštu, patalpinamos į www svetainę, į FTP serverį, HTML bei persiųstos kitais ryšio kanalais. Toks sąskaitų perdavimo būdas mažina kaštus, pagreitina pajamas bei sumažina popierinių dokumentų.

vertė SIUNTĖJUI:

  • Sąskaitų administravimo suprastinimas
  • Sąskaitų siuntimo kaštų taupymas: (siunčiant registruotu paštu, vienos popierinės sąskaitos paruošimo ir išsiuntimas kainuoja ~3- 4 Lt.)

su dPport:

  • mažiau sunaudojama popieriaus;
  • nebereikia spausdinti dviejų kopijų – mažesni spausdintuvo naudojimo, aptarnavimo, spausdinimo kaštai;
  • mažesnės pašto išlaidos – laiškų paruošimui, vokų pirkimui, siuntimui;
  • taupomas darbuotojų darbo laikas ir pinigai:
    • nebereikia nešti dokumento kopijos į buhalteriją,
    • segti į segtuvus,
    • rūpintis dokumentų ir segtuvų saugojimu,
    • ilgai ieškoti reikiamo dokumento,
    • gaišti aiškinantis, kodėl klientas negavo sąskaitos, gavo ne tą dokumento versiją,
    • esant reikalui tuoj pat išsiųsti naują sąskaitą, gavėjas jį gauna iš karto.
    • Skirtingi siunčiamų dokumentų formatai (*.jpg, *.pdf) ir būdai (el. paštu, į saugyklą) leidžia siuntėjui ir gavėjui laisviau suderinti sutartinius susitarimus dėl dokumentų siuntimo-gavimo.
    • Galima pasirinkti labiausiai priimtiną ir pagrįstą atsiskaitymo už paslaugas būdą.

Nauda gavėjui:

  • Sąskaitų gavimas el. paštu pagreitina dokumentų gavimą, mažina darbuotojų laiko sąnaudas ir kaštus
  • Nebereikia saugoti popierinių sąskaitų segtuvuose, mažina dokumentų sandėliavimo kaštus
  • Mažesni gautų dokumentų pasiekiamumo kaštai.

Stebėjimas

El. paštu išsiųstų dokumentų stebėjimo įrankiai:

  • išsiųstų dokumentų žurnalas-ataskaita (EuroSkaita programos ataskaita),
  • dokumento siuntimo būsenos stebėjimo ataskaita EuroSkaita programos ataskaita, kur matyti ar dokumentas išsiųstas, atspausdintas ir pan.

Image 27_pataisytas

Realus panaudojimo atvejis>>

Sąskaitų išsiuntimo schema

pav2

2. Ataskaitų (pardavimų, pirkimų, likučių) generavimas į elektroninį dokumentą (XLS, PDF) >>

Ataskaitų (pardavimų, pirkimų, likučių) generavimas į elektroninį dokumentą (XLS, PDF). Ataskaitos gali būti išsaugomos diske, persiunčiamos klientams, tiekėjams ir įmonės darbuotojams elektroniniu paštu, į FTP serverį, HTML bei kitais ryšio kanalais. Toks ataskaitų pateikimo bei perdavimo būdas sutaupo laiko sąnaudas, skirtas ataskaitų pagaminimui ir persiuntimui.

  • Pavyzdys Nr.1. Įmonėje vadybininkai kiekvieną savaitę elektroniniu paštu gauna ataskaitas apie jų klientų pardavimų bei skolų būseną.Taip sutaupomas darbo laikas, kai atsakingas žmogus turėdavo kiekvienam vadybininkui paruošti ataskaitas ir išsiųsti el paštu.
  • Pavyzdys Nr.2. Įmonės klientams vienu metu suformuojami ir į duomenų mainų svetainę patalpinami “Skolų suderinimo aktai”. Kol nebuvo sistemos, buhalterė VVS programoje suformuodavo” Skolų suderinimo aktų bylas ir išsiųsdavo kiekvienam klientui elektroniniu paštu. Tam sugaišdavo ne vieną valandą darbo laiko. Dabar tai programa atlieka automatiškai.

Ataskaitų išsiuntimo schema

pav3

3. Ataskaitos duomenų (pardavimų, pirkimų, likučių) generavimas į elektroninį dokumentą (HTML, XLS,TXT)>>

Ataskaitos duomenų (pardavimų, pirkimų, likučių) generavimas į elektroninį dokumentą (HTML, XLS,TXT). Ataskaitos duomenys gali būti išsaugoti diske arba persiųsti klientams, tiekėjams ar įmonės darbuotojams elektroniniu paštu, patalpinant į FTP serverį, HTML bei kitais ryšio kanalais. Ataskaitos duomenų paėmimas iš programos ir pateikimas reikiamu formatu suteikia galimybę dalinai automatizuoti procesą.

  • Pavyzdys Įmonė visas pardavimo operacijas XTML formatu persiunčia savo dukterinei įmonei, kuri importuoja duomenis į savo VVS programą ir taip ne tik sutaupo darbo laiko, skirto duomenų įvedimui, bet ir pagreitina užsakymų vykdymą.

Ataskaitos duomenų išsiuntimo schema

pav4

4. dPort interneto svetainė www.dPort.lt , skirta PVM sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų talpinimui>>

dPort interneto svetainė www.dPort.lt , skirta PVM sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų talpinimui.

Sistema, automatiškai formuoja sąskaitas faktūras, skolas ir kitus dokumentus. Išsiunčia norimu, pasirinktu būdu: elektroniniu laišku, į serverį ar kitą kompiuterį, į internetinę svetainę ir kt. UAB „Prototechnika“ savo klientams siūlo elektroninius dokumentus talpinti internetinėje mainų svetainėje www.dPort.lt.

dPort sistema gali parengti skirtingas sąskaitų faktūrų formas pagal kliento poreikį: atsižvelgiant į pasirinktą gavėją, sandėlį, iš kurio parduotos prekės, ir t.t. Pavyzdžiui, skirtingoms klientų grupėms arba pardavimams iš skirtingų skyrių bus formuojamos skirtingos sąskaitų faktūrų formos.

Kai elektroninės sąskaitos yra suformuotos dPort sistemoje ir išsiųstos, verslo valdymo sistema (VVS) gali apriboti pardavimo operacijos bei išsiųstos elektroninės sąskaitos koregavimą, taip apsaugojant duomenis, užtikrinant jų tikslumą ir patikimumą.

“dPort” sistema suteikia galimybę ne tik išsiųsti elektroninę sąskaitą į internetinę „dPort“ svetainę, bet ir informuoti gavėją elektroniniu laišku apie naujo dokumento gavimą. Realizuota galimybę stebėti, kurios iš išsiųstų sąskaitų gavėjas dar neperžiūrėjo, o taip pat, kokios sąskaitos faktūros tuo metu yra ruošiamos, kokios yra siunčiamos, jau išsiųstos arba, dėl kokių priežasčių siuntimas buvo atidėtas (neveikė internetas, nepasiekiamas FTP serveris ar kt.).

Ši sistema – sprendimas, minimizuojantis įmonėse pasikartojančių veiksmų vykdymą, leidžia išvengti pašto, popieriaus, spausdinimo, vokų išlaidų bei papildomų fizinio darbo kaštų, mažina dokumentų praradimo tikimybę.

Taigi, besinaudojantys sistema www.dport.lt savo klientams gali perduoti PVM sąskaitas faktūras, skolų suderinimo aktus ir kitus dokumentus, patalpindami jas į duomenų mainams skirtą svetainę, taip sutaupydami laiko, siuntimo išlaidas bei pagreitindami klientų apmokėjimus.

Stebėjimas

El. paštu išsiųstų dokumentų stebėjimo įrankiai:

  • išsiųstų dokumentų žurnalas-ataskaita (EuroSkaita programos ataskaita),
  • dokumento siuntimo būsenos stebėjimo ataskaita EuroSkaita programos ataskaita, kur matyti ar dokumentas išsiųstas, atspausdintas ir pan.

Image 27_pataisytas

Pavyzdys. PVM Sąskaitų faktūrų patalpinimas į dPort sistemą ir perdavimas klientams>>

Dokumentų perdavimo schemapav6

5. Duomenų mainai tarp skirtingų programų (Užsakymai, pardavimai, pirkimai, apmokėjimai ir kt)>>

Duomenų mainai tarp skirtingų programų (Užsakymai, pardavimai, pirkimai, apmokėjimai ir kt). dPort pagalba Duomenys gali būti priimami ir persiunčiami iš vienos sistemos ir perduodami į kitą sistemą. Apjungus dvi skirtingas sistemas, kasdien sutaupomi įmonių kaštai bei greitinami procesai.

Pavyzdys Nr. 1. Duomenų mainai tarp skirtingų sistemų. Automatinis klientų užsakymų importas iš Edisoft į VVS sistemą.>>

Pavyzdys Nr. 2. Duomenų mainai tarp skirtingų sistemų. Pirkimų importo automatizavimas su dPort>>

Duomenų mainų tarp skirtingų sistemų schema

pav5